La gestion du temps – lorsqu’elle est efficace – et l'augmentation de la productivité sont étroitement liées et contribuent à une vie plus équilibrée et harmonieuse.
L'articulation d'un emploi du temps réaliste, l'élimination des distractions et l'adoption d'outils de gestion du tempscentrés sur l'optimisation de la productivité au travail méritent que l’on s’y attarde. Les avantages de pauses régulières, souvent sous-estimées, sont également à considérer sérieusement.
En outre, le choix d'un coach professionnel qui vous aide efficacement à améliorer vos performances et votre productivité peut s’avérer très judicieux lorsqu’il s’agit d’apprendre à mieux gérer son temps.
Comment planifier efficacement ses activités ?
Vous attacher à prioriser vos tâches, qu’elles relèvent du domaine personnel ou de la vie professionnelle, choisir l’outil de gestion du temps adapté à vos besoins et vous lancer immédiatement dans la mise en œuvre des actions que vous souhaitez réaliser, voilà qui vous aide indéniablement à planifier vos activités et à vous tenir à votre planning.
Hiérarchiser ses tâches quotidiennes
Est-il facile de se perdre dans la spirale des tâches quotidiennes ? – Sans aucun doute. D’où l'importance d'organiser sa journée au travers de priorités. Il ne suffit pas seulement de lister ce qu'il y a à faire. Il est aussi primordial de hiérarchiser ses tâches en fonction de leur degré d'importance et d'urgence. C'est de là que découle le principe de la matrice d'Eisenhower, construite sur 2 axes :
L’importance.
Et l’urgence.
Elle aide à distinguer ce qui est à faire immédiatement de ce qui peut attendre. Le défi est de distinguer l'essentiel du superflu, pour travailler efficacement sans éparpiller ses efforts.
Se doter d'un outil de gestion du temps
Après avoir défini les priorités, la prochaine étape est de les intégrer dans un calendrier ou un outil de gestion du temps. Cela peut être aussi simple qu'un agenda papier, ou aussi avancé qu'une application numérique sophistiquée. Le but ici est de visualiser la journée, la semaine ou le mois à venir. Il ne s’agit pas simplement d’un outil pour noter des dates, mais également d’un moyen pour visualiser le temps disponible. Cela transforme une simple liste de tâches en une réalité tangible.
Repousser le spectre de la procrastination
La procrastination constitue un obstacle sur la voie de la productivité. Une fois l'organisation bien définie et un outil de gestion du temps mis en place, il reste une étape essentielle : sortir de sa zone de confort en évitant soigneusement la procrastination. La mise en œuvre de cette dernière idée peut sembler complexe, mais peut être simplifiée par quelques astuces. En premier lieu, opter pour la méthode dites des « petits pas », qui prône l'exécution de tâches par petites portions pour éviter la sensation d'accablement. De plus, se donner des pauses est essentiel pour maintenir une concentration optimale. C'est le principe de la technique Pomodoro, qui consiste à alterner des cycles de 25 minutes de travail avec des temps de pause, et qui, par sa simplicité, assure une productivité durable.
Comment éliminer les distractions pour améliorer votre gestion du temps ?
La première des distractions lorsqu’il s’agit de se concentrer sur notre sujet, c’est bien évidemment notre téléphone portable ; mais ce n’est pas la seule…
Dompter le téléphone portable
C'est indéniable, les téléphones portables accaparent notre énergie et notre temps. Entre les appels, les messages et les notifications des réseaux sociaux, ils n'ont de cesse d'interférer dans nos occupations et d'émousser notre productivité. L'une des solutions existantes consiste à se mettre en mode silencieux durant le travail ou à configurer le mode « concentration » de son smartphone. Cette manipulation rend le téléphone inaudible, permettant ainsi de concentrer son attention sur les tâches en cours.
Maîtriser les notifications sur l'ordinateur
L'ordinateur, outil de travail indispensable, peut parfois être une source de distraction, notamment à cause des nombreuses notifications qui apparaissent à l'écran. Le terme désigne ces fenêtres qui surgissent généralement dans un coin de l'écran pour signaler la réception d'un mail, d'un message sur une plateforme collaborative comme Slack ou encore d'une actualité en temps réel. Pour améliorer sa gestion du temps, il est conseillé de les désactiver. Cette action permettra de réduire considérablement les distractions et de se concentrer pleinement sur les tâches à effectuer.
Miser sur un espace de travail dédié
Avoir un espace de travail dédié revêt un intérêt capital pour améliorer la productivité. Il s'agit d'un lieu calme, rangé, dépourvu de facteurs perturbateurs qui pourraient détourner l'attention. Il est important de souligner que cet espace doit inciter à la concentration et favoriser un sentiment de bien-être. En fonction de chaque individu, cela peut être un bureau à domicile, une bibliothèque ou un café silencieux.
Adopter des applications de blocage de sites web
L'infobésité, encore appelée surcharge informationnelle, peut représenter une énorme entrave à la productivité. Internet regorge de contenu intéressant susceptible de mobiliser l'attention et de faire perdre énormément de temps. Malheureusement, face à cette masse d'informations, le self-control ne suffit pas toujours. Il est judicieux d'utiliser des applications de blocage de sites web. Elles permettent de restreindre l'accès à des sites spécifiques pendant une période définie, aidant ainsi à réduire les distractions et à maintenir le cap sur la productivité.
Réduire les sources de distraction et prendre des pauses régulières, voilà deux leviers essentiels pour améliorer sa gestion du temps.
Comment établir un emploi du temps réaliste ?
Est-ce vraiment envisageable de créer un emploi du temps réaliste tout en ayant une meilleure productivité ? Sans aucun doute, faire face à ce défi peut sembler intimidant, voire impossible. Pourtant, une étude menée par le Journal of Applied Psychology en 2018 confirme que la planification stratégique du temps peut largement réduire le stress lié au travail, tout en augmentant l'efficacité professionnelle. Commencer par établir une routine quotidienne est une première étape déterminante. Qu'il s'agisse d'habitudes matinales ou de rituels avant de dormir, ces routines sont précieuses pour structurer la journée. Certains soulignent que vous devriez construire cet emploi du temps sur la base de vos priorités personnelles et professionnelles, favorisant un équilibre sain entre les deux. Une projection réaliste est essentielle. Vouloir accomplir trop de tâches dans une même journée est un écueil courant, mais en fin de compte, cela conduit certainement à une baisse de la confiance en soi au travail, à l'épuisement et à une productivité réduite. « Qui veut voyager loin ménage sa monture. » Voici donc quelques recommandations pour créer un emploi du temps réaliste :
Considérer le temps nécessaire pour chaque tâche.
Résister à l'envie de garnir l'agenda avec des activités superflues.
Ménager des pauses pour se ressourcer tout au long de la journée.
Tenter d'effectuer les tâches les plus exigeantes au moment le plus productif de la journée.
Incorporer des moments de détente pour éviter le stress.
En somme, pour maximiser la productivité et minimiser le stress, il est essentiel d'établir un emploi du temps réaliste et d'adopter une attitude flexible face à celui-ci. C'est le point de départ pour une meilleure gestion du temps et une productivité optimale.
Comment optimiser sa productivité au travail grâce à une meilleure gestion du temps ?
Le cerveau des générations qui ont grandi avec internet ne s’est pas construit de la même manière que celui des générations précédentes. Les plus jeunes sont capables de changer de sujet très vite et efficacement, tandis que rester concentrer plus longtemps sur un même sujet leur est moins aisé.
Amplifier la productivité avec la méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro propose une approche unique pour gérer les tâches. Elle consiste à diviser le temps de travail en intervalles de 25 minutes, appelées "tomates", suivies d’une pause de cinq minutes. Cette technique a l’avantage de maximiser la concentration et la productivité, en réduisant les distractions et la fatigue mentale. De cette façon, chaque "tomate" représente une opportunité de se concentrer sur une tâche spécifique, de l'aborder avec une énergie renouvelée et de progresser sans se sentir débordé.
Réduire les réunions superflues
Il est fréquent de se retrouver coincé dans des réunions qui n'apportent pas de valeur significative. Ces réunions peuvent non seulement consommer un temps précieux, mais aussi fragmenter la journée de travail et nuire à la productivité globale. Il est donc essentiel de les éviter dans la mesure du possible, ou du moins, de s'assurer que chaque réunion ait un objectif clairement défini et soit structurée de manière efficace pour atténuer le temps perdu.
Organiser les tâches en lots pour multiplier l'efficacité
S’organiser en mode batch est une autre méthode efficace pour optimiser la productivité. Elle consiste à regrouper des tâches similaires et à les accomplir en une seule session, plutôt que de sauter d’une tâche à une autre tout au long de la journée. Cette méthode permet non seulement de gagner du temps en évitant les changements fréquents de contexte, mais aussi de faire preuve de cohérence et de maintenir un flux de travail stable. Dans un monde où le multitâche est souvent glorifié, cette approche peut sembler contre-intuitive, néanmoins, les résultats peuvent être étonnamment bénéfiques pour l’efficacité globale.
Pour quelles raisons prendre des pauses régulières ?
Quels outils de gestion du temps adopter ?
Regardons plus avant les outils de gestion du temps à votre disposition, afin que vous puissiez choisir celui ou ceux qui vous conviennent.
Faire bon usage d'un outil de suivi de tâches
Est-il vraiment envisageable de mémoriser toutes les tâches prévues à l'avance ? Considérant que cela est un défi inutile à relever, l'usage d'un outil de suivi de tâches est une voie à explorer. Un agenda numérique ou des bloc-notes virtuels permettent de saisir ce qui doit être réalisé, de fixer des délais et de suivre l'avancement. En outre, certains outils modernes intègrent des fonctionnalités de planification automatique, d'alertes, et même de délégation de tâches. En optant pour un tel outil, on se crée un espace de travail digital, pour une meilleure organisation.
Se tourner vers les applications de gestion du temps
Par ailleurs, avec l'émergence des technologies numériques, il existe de nombreuses applications de gestion du temps à portée de main. Elles offrent une gamme complète de services – prises de notes, planification d'évènements, rappels, suivi du temps et bien d'autres. Certaines peuvent même aider à intégrer des pauses et des moments de détente dans l'emploi du temps. L'utilisation de ces ressources numériques intelligentes peut grandement fluidifier la gestion du temps.
Le recours à la technique du mind mapping
En matière de gestion du temps, la clarté de l'organisation est essentielle. Le mind mapping, ou carte mentale, est une technique d'organisation de l'information et de visualisation qui permet de rendre visibles les liens entre différentes tâches. En créant un dessin ou un schéma simple, il est possible de visualiser des idées, d'organiser des pensées et de hiérarchiser des tâches.
L'installation d'une méthode de gestion de projet
Et pour terminer, il convient de souligner la valeur d'une bonne méthode de gestion de projet. Elle permet de segmenter une tâche en plusieurs sous-tâches, de définir des priorités et de faire un suivi rigoureux du déroulement des opérations. Il existe plusieurs méthodes structurées efficaces, parmi lesquelles figurent les méthodes Agiles – telles que Scrum –, la méthode du Lean Management, ou encore le Kanban. Chacune a ses propres forces et faiblesses, et il vous appartient de les explorer pour trouver celle qui convient le mieux à vos tâches spécifiques.
Comment trouver le bon coach professionnel pour améliorer sa productivité ?
Se montrer efficace n'est pas un art inné, cela s'apprend et se maîtrise. C'est là qu'intervient la nécessité de trouver le bon coach pour améliorer sa productivité.
Une étude réalisée en 2016 par Fast Company confirme que le fait de travailler par intervalles de temps concentrés et de prendre des pauses régulières peut optimiser la productivité. Une stratégie des « petits pas » partagée par toutes les méthodes de coaching efficaces. Elles favorisent en effet l’apprentissage d’une gestion du temps précise et rigoureuse.
Les coachs savent comment vous aider à organiser votre temps de travail pour maximiser votre concentration et votre productivité, tout en recherchant des moments de repos pour votre bonne régénération mentale et physique.
N'oublions pas que ce sont ces pauses qui permettent également à notre esprit de consolider l'information et de préparer le terrain pour la prochaine session de travail acharné.
Voici les clés d’un accompagnement réussi en gestion du temps :
Un coaching personnalisé : Recherchez un coach professionnel qui propose un coaching individualisé, conçu pour répondre à vos besoins spécifiques.
Des techniques modernes : Un bon coach est également à la pointe des avancées technologiques et peut vous proposer des techniques actualisées pour gérer votre temps et augmenter votre productivité.
La mesure du progrès : Il doit offrir un moyen régulier de mesurer votre progrès et d'ajuster votre plan d’action en conséquence.
Un coach reconnu : La réputation et l'expérience du coach auquel vous choisissez de faire appel sont essentielles. Un coach de vie ou un coach en entreprise respecté dans son domaine garantit généralement une qualité d'enseignement élevée.
Une motivation constante : Votre coach se positionne comme un catalyseur de vos moteurs de motivation, ceux qui vous poussent à atteindre vos objectifs même lorsque la tâche semble difficile.
Opter pour un coach professionnel à la hauteur de ces différents critères, c'est choisir d'investir dans votre propre potentiel productif. Voilà qui vous aidera à coup sûr en matière de gestion du temps !